Office manager HR, Primair Onderwijs (0,8 fte) (vervuld)

Vervuld

Bedrijfsprofiel

Onze klant is een middelgrote (inter)nationale primaire onderwijsinstelling met 210 werknemers en 6 prachtige locaties in Den Haag. Het centrale stafkantoor en bestuur is in het mooie Bezuiden Hout gestationeerd. In een recent opgeknapte school. De omgeving straalt een prettige en ontspannen sfeer uit. Iedereen legt makkelijk contact met elkaar. In de pauzes hoor en zie je de kinderen spelen. Kinderen met heel verschillende nationaliteiten en achtergronden rennen vrolijk door elkaar.

De bestuurder, zelf enkele jaren geleden gestart met het professionaliseren van de organisatie, is iemand met veel affiniteit voor het onderwijs. In alles straalt hij uit, dat hij veel om ‘zijn’ school geeft. En om HR. Strategische HR-vraagstukken liggen dan ook bij hemzelf en de leidinggevenden van de locaties. Zijn rechterhand voor Financiën is een fiscaal juriste met veel kennis van financiën en expat regelingen. Daarnaast is er een HR-adviseur, die in september 2019 zal starten en met wie je veel zal samenwerken.

Functie omschrijving

Als Office manager en HR-medewerker ondersteun je het bestuursbureau, bestaande uit de algemeen bestuurder, de financieel adviseur, de kwaliteits-medewerker en hr-adviseur.

Om een goede indruk te krijgen is hier een belangrijk deel van je taken op een rij gezet:
Office management taken:

  • het aannemen van de telefoon bestuursbureau;
  • het in overleg indelen en bewaken van de agenda’s, het - waar wenselijk - maken afsprakenoverzichten;
  • onderhouden (telefonische) contacten met medewerkers scholen, centraal, leidinggevenden, administratie, e.d. en externe instanties over algemeen inhoudelijke aspecten en in behandeling zijnde onderwerpen;
  • behandelen en verdelen van de post, signaleren urgente (post)stukken en bijvoegen benodigde bescheiden;
  • beheer secretariaats-mailbox;
  • opstellen brieven/ mails en verzamelen/ bewerken (aanvullende) informatie.
  • ondersteunen bij marketing, website en nieuwsbrieven;
  • verrichten van aanvullende taken op verzoek van het management;
  • vertalen, corrigeren, stijl, leesbaarheid uitgaande brieven, mails, foldermateriaal en beleidsstukken bestuursbureau;
  • samenstellen managementinformatie;
  • digitaliseren bestanden op bestuursniveau. Het aanleggen van een online archief;
  • contactpersoon activiteiten Cultuurschakel, interne coördinatie deelname leerkrachten;
  • doen van suggesties verbetering administratieve & secretariële procedures en werkwijzen;
  • coördinatie brand-/ontruiming-/EHBO cursussen personeel in overleg met directeuren;
  • bijdrage agendering en notulering van de vergadering ‘Personele commissie’ en Raad van Toezicht.

HR taken:

  • verwerken en bijhouden personele- en financiële administratie, gegevens registratie online personeelsdossier(s);
  • administratieve ondersteuning wervings-, selectie- en ontslagprocedures. Met nadruk op nieuw internationaal personeel;
  • assisteren bij 30%-regeling aanvragen, diplomawaarderingen;
  • opstellen, verzenden templates voor benoemingen, werkgeversverklaringen, welkomstbrieven;
  • assisteren bij maandelijkse salarismutaties;
  • registreren ziekte- en afwezigheidsmeldingen voor zover niet gedaan door schooladministratie;
  • bewaken en coördineren juiste ondertekening benoemingen en juiste archivering;
  • Het in het Engels schrijven van toelichtingen over procedures voor de nieuwe expats, vertalen overheids- en werkgeversinformatie naar het Engels.

Functie eisen

  • tenminste MBO werk - en denkniveau, voorkeur Hbo-niveau
  • kennis & werkervaring met regelgeving primair onderwijs (PO)
  • ervaring personeels- en salarisadministratie primair onderwijs (PO)
  • goede mondelinge- en schriftelijke vaardigheden
  • beheersing Nederlandse en Engelse taal.

Persoonskenmerken:
zorgvuldig, betrokken, je houdt goed overzicht, let op de details, je bent prettig in omgang, werkt goed zelfstandig en samen, aanpakker, verantwoordelijk, goed bewaker van deadlines en afspraken.

Arbeidsvoorwaarden

  • Het betreft een functie op basis van 32 uur per week (0,8 fte), schaal 6.
  • Maximum bruto jaarsalaris: € 34.624 | fulltime.
  • Het bruto maandsalaris is maximaal € 2.531 op basis van fulltime (40 uur),
  • 13e maand,
  • 53,5 vakantiedagen (428 uur) per jaar op basis van fulltime,
  • 8% vakantie-opbouw, ABP-pensioen. cao PO.

Locatie

Den Haag

Publicatiedatum

14.06.2019

Contactpersoon

Jaap Parqui

Meer details
Match criteria
Vakgebied
  • onderwijs
Locatie
  • Zuid Holland
Aantal uren
  • 24 - 32 uur
Profession gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en vacatures af te stemmen op je interesses.
Close